• pl_PL
  • sv_SE
  • us

Självorganiserande team. En utforskande workshop.

bild org.former

I tisdags, den sista kvällen i oktober, genomförde vi, inom ramen för Teal For Teal Sweden, ett spännande experiment i att prova att agera som självorganiserande team. Jag tror att de iakttagelser som vi gjorde kan vara intressanta för andra som arbetar med självorganiserande team. Vi dokumenterade inte experimentet därför är denna sammanfattning personligt, så som jag minns den som workshopsledare.

Platsen var FOO Café i Stockholm. Deltagare var kvinnor och män i olika åldrar, flest från den unga generationen, okända för varandra och okända för övningsledaren. Inga förkunskaper krävdes. Syftet var att prova på att vara medlem i ett självorganiserande team genom att använda en av teal organiseringens modeller för beslutsfattande. Modellen vi provade var rådgivningsprocessen. Några dagar före övningen fick samtliga deltagare skriftlig information om rådgivningsprocessens grundstenar.
Efter ett kort inledande föredrag skapades fyra grupper som fick arbeta med var sin uppgift i ett gemensamt, men konstruerat, scenario.
Efter övningen reflekterade vi över övningen gm att grupperna delade med sig av sina iakttagelser, tankar och synpunkter till övriga deltagare.
En oförskräckt lust att utforska och försöka klara av gruppens uppgift, trots att man inte kände varandra innan och trots att rådgivningsprocessen var ganska okänt för de flesta – är det som först och främst slog mig som övningsledare. Det är också det som först kommer upp när jag nu tänker på övningen.
Det var ett experiment med en krävande uppgift. Under mina rundor mellan grupperna och under pausen såg jag att deltagarna hade roligt också. Det minskade min egen oro för att experimentet inte skulle vara tillräckligt engagerande. Jag visste ingenting om deltagarna på förhand och kunde därför inte anpassa innehållet till dem.

Gruppernas reflektioner

Jag gjorde inga anteckningar under reflektionerna. Jag skriver ner gruppernas slutsatser som jag minns dem och kommenterar direkt.

Arbetsgrupper satte igång direkt med sina uppgifter och försökte prestera sitt bästa

Det var fantastiskt att uppleva engagemanget i grupperna. En vedertagen sanning illustrerades ännu en gång: intresserade och engagerande människor gör sitt bästa från allra första stund.

Tydlighet kring uppgift, ramar och arbetsregler (här: rådgivningsprocessen) är avgörande för arbetsgruppers resultat

Tydlighet är en av teal organiseringens grunder men under de förutsättningar som gällde för experimentet riskerade vi att med mer tydlighet hamna i en hämmande stel ram som skulle hindra experimenterande och kreativitet.

Det finns en gräns för hur mycket en människa kan undertrycka/”sätta på vänt” sitt behov av att känna sig trygg i gruppen

Arbetsgruppens psykologiska process påverkar även om gruppens medlemmar försöker påskynda dem. Självorganiserande team i verkliga livet genomgår en omfattande process av grupputveckling och utbildning i modeller som används i verksamheten innan de kan fullt ut fungera i sin självgående form. Att grupperna under experimentet skulle påverkas av att de inte, med ren viljestyrka, kunde skapa psykologisk trygghet är ett faktum som vi bara har att acceptera. Mot bakgrund av detta kändes det ännu roligare att grupperna åstadkom så mycket som de faktiskt gjorde.

Grupperna upptäckte inte själva att de kunde samordna sin uppgift med övriga grupper

Grupperna arbetade med olika uppgifter men mot samma syfte, utom en grupp som skulle sabotera för dem andra. Information gavs inledningsvis men uppmärksammades inte i grupperna. Först efter förnyad information vidtog kontakter mellan grupperna. ”Sabotörgruppen” lyckades med sin uppgift, förmodligen pga att de andra grupperna hade i första hand fokus på egen uppgift.
Här fick vi en levande illustration av ett välkänt faktum att man inte som ledare/chef ska räkna med att det räcker med att informera en gång och kanske t o m utan att tydligt markera vikten av budskapet. I ledares huvud är allting kanske strukturerat och solklart men detta sprider sig inte telepatiskt till medarbetare.
En annan iakttagelse som jag gör personligen är att grupperna ville först förstå sin egen uppgift och därefter söka igenom sin omgivning. Är det så i alla sorters grupper eller råkade vi under workshopen samla deltagare som i sig är mer uppgifts- än relationsorienterade? Den aspekten har vi inte belyst.

Vi hade behövt mer tid för att experimentet skulle ge mer fullödig upplevelse av att vara medlem i självorganiserande team

Det här är verkligen någonting som är viktigt och som jag tar med mig till kommande övningar av det här slaget. Nästa gång jag genomför ett liknande experiment kommer jag att väsentligt utöka tiden för övningsdelen.
Och en sak till. Deltagarna fick skriftlig information om rådgivningsprocessen. Jag räknade inte med att någon skulle klara av att anamma den om rådgivningsprocessen inte var känt för en innan. Men det här berör faktiskt ett fenomen som jag har ofta observerat i mitt arbete som konsult. Inför en förändring ger man i många verksamheter mycket information om nya arbetssätt, nya regler, nya strukturer, nya ansvarsområden. Allt skriftligt och väl uttryckt. Och där stannar det ofta. Man räknar med att i och med att alla informeras så kommer alla kunna anamma det nya. Men så fungerar inte vi människor. Även om vi förstår allt det skrivna så behöver vi passa in det nya i det vi redan vet och kan. Det för med sig förändringar i den kognitiva och den sociala förståelsen och anpassning medarbetare sinsemellan.

Det var lätt att hamna i behov av konsensus istället för att fokusera på rådgivningsprocessens grundstenar

Det är svårt att klippa banden till den sociala inlärningen som man har fått särskilt om den är resultat av ett nationellt sätt att hantera tillvaron. Svenskar har ett starkt varumärke med en förmåga till konsensus som ett av de främsta kännetecken. Resultat av det här experimentet kan inte tas för underlag till en slutsats om rådgivningsprocessen som modell inte skulle fungera på svenska arbetsplatser. Men det är utan tvekan en intressant fråga att undersöka närmare.
Några deltagare upplevde att övningen inte gav dem någonting personligen men de flesta tyckte att det var en intressant och rolig övning
Den informationen är viktig för mig. Det här var ett experiment att prova fungera som självorganiserande team utan att ha förkunskaper i ämnet. Experimentet är lyckat som sådan i och med att det har gett mängder av iakttagelser, såväl från deltagarna som mina egna. Jag vill än en gång rikta ett stort tack till samtliga som deltog och delade frikostigt med sig av sina iakttagelser. På ett sätt var det vi gjorde stort.

Övningen skulle vara mer givande om den genomfördes på en specifik arbetsplats med uppgift relaterat till verksamheten

Absolut! Den frustrationen som en del av deltagarna upplevde pga otydlighet skulle förhoppningsvis minimeras. En sådan workshop skulle kunna användas för att få fram var medarbetargrupper befinner sig i sin utvecklingsprocess mot självorganiserande team, som grupper och som enskilda personer, vad behöver jobbas på och hur. Med den transparensen som är kännetecknande för självorganiserande team skulle vi direkt få fram en givande och användbar strategi.

Jämförelse med andra grupper

Den grupp som jag osökt kommer att tänka på är den konsultgrupp som jag knöt till mitt företag under några år. Jag använde inte själva begreppet självorganiserade team men i de väsentliga dragen så var det just ett sådant team jag försökte skapa. Det teamet finns inte längre, nu fungerar vi som gängse konsult-gäng. Trots att det har gått några år får jag fortfarande nya insikter om varför saker fungerade på det sättet som de gjorde. Här är några av insikterna som jag har samlat på mig:
• Idén om att ha avgörande inflyttande över sitt arbete och sin grupps uppgift är mycket lockande för de flesta. Det är lätt att hitta folk som vill vara med.
• Trots initialt stort intresse för självorganisering finns det stor risk att medarbetare faller tillbaka i hierarkisk ordning och försöker att få ledaren att ta allt ansvar.
• Därför blir det avgörande att upprätthålla tydlighet och inte ge upp för tillfälliga svackor i engagemanget. Struktur, ansvar, beslutsmodeller m m behöver arbetas med hela tiden, uthålligt och med stort intresse och glädje. Det faller på ledaren att hålla i detta trots att hen vill helst att teamet kliver in i sitt ansvar så fort som möjligt.
• Ett stort inflöde av uppdrag behövs initialt.
• Grupprocesser fungerar fin-fint även utan att det finns stort inflöde av uppdrag.
Det handlar om helt olika grupper. En grupp konsulter som träffades ofta under några år och 4 grupper av okända människor som sammanstrålade över ett par timmar för att testa att fungera som självorganiserande team. Finns det ändå några iakttagelser som sammanfaller? Jo, den om att tydlighet, fokus, uthållighet och personligt engagemang är avgörande.
En annan tanke som dyker upp är att val av modeller för hur självorganiserande team ska fungera i den dagliga verksamheten behöver göras:
• Tillsammans med berörda medarbetare och ledare
• Utifrån verksamhetens kärnuppgift och kundernas affärskultur

Framtida ”experiment”?

Jag kan inte förneka att det kändes nervöst att genomföra en svår övning utan att veta någonting om deltagarna i förväg och utan att i princip kunna kommunicera med dem innan. Trygg i min erfarenhet som facilitator av grupputveckling och föredrag med mycket stora grupper antog jag utmaningen. Men med viss bävan.
Jag måste säga, igen, att deltagarna var fantastiska i det att de så frikostigt delade med sig till sina grupper och ärligt delgav sina reflektioner.
När tillfälle dyker upp igen, med en ökänd deltagargrupp eller i ett konkret sammanhang inom någon verksamhet så är jag med och hjälper till.
/Grazyna van de Voorde
van de Voorde Consulting AB
Medlem i nätverket Teal For Teal Sweden
Var vänlig ange källan om du citerar delar av eller hela min text.