• pl_PL
  • sv_SE
  • us

Så leder du i kaos

En guide för ledare och chefer

(Om du citerar delar av, eller hela, texten ber vi dig att ange källan.)

Är din situation akut och orsakad av olycka, hot, våld eller annan traumatisk händelse i tjänst? Då vill vi hänvisa till de krishanteringsplaner som din verksamhet är ålagd att ha enligt lag. Där hittar du vad som gäller just hos er i händelse av olyckor, hot och våld.
Här fokuserar vi på situationer av kaos som har orsakats av en mängd vardagliga faktorer som har följt på varandra och av olika anledningar inte kunnat åtgärdas i tid. I en sådan situation kan känslan av att man förlorar greppet komma omärkligt och växa sig sakta starkare tills man plötsligt upplever panik. Då är det naturligt att, åtminstone för en stund, känna sig vilsen eller maktlös.
Det vi presenterar här är vår modell som ska hjälpa dig som ledare att hitta tillbaka till överblick och kontroll.

Det är lätt att tappa systematik och konsekvens

I en situation av upplevt kaos letar många chefer efter en mirakel-modell som kan trolla bort hotet om befarat sammanbrott i verksamheten. Man vill ofta hitta en snabb och mirakulös teknik men sådana finns sällan att tillgå. Det enkla ”var är du- vilka har du med dig – vart vill ni gå?” fungerar bäst när verksamheten ter sig oöverblickbar eller tillfälligt utom kontroll. Vår modell 1. Stanna-upp, 2. Stärk tilliten och 3. Agera tar fasta på det. När du tar kommando över din situation och agerar, genomtänkt, istället för att reagera, på det som dyker upp, stärker du din ledarkompetens och medarbetargruppens kollektiva intelligens.
Psykologiskt sett har vi också svårt att ta in ny kunskap när vår hjärna är upptagen med att högfrekvent skanna av vår situation, vilken är fallet när man upplever kaos. Då behövs det någonting som skapar utrymme för hjärnan att arbeta ostört. Det kan man uppnå genom social bekräftelse, respektfullt bemötande och dialog, förstärkning av arbetsalliansen, fördjupning av tillit och förtroende. Förtroende och tillit i arbetet byggs upp och utformas av handling.
Utgångspunkten i vår modell Att leda i kaos är att du använder bekanta tekniker på ett genomtänkt sätt och att du axlar ansvaret tillsammans med dina medarbetare. Modellen bygger på vår erfarenhet av att bistå verksamheter i situationer fyllda med problem, kriser och även svåra traumatiska händelser. Det som krävs från dig som ledare är framför allt mod att stanna upp och mod att bjuda in dina medarbetare till dialog och gemensamt ansvarstagande och handling.
Modellen omfattar ett steg där du skaffar dig överblick, ett steg där du stärker förtroendet för dig som ledare och ett steg där du agerar tillsammans med dina medarbetare.

Hur lång tid tar det?

Steg 1, Stanna upp, och steg 2, Stärk förtroendet, tar högst en halvdag plus eventuellt tid för test-dialog-möte. Steg 3, Agera, tar den tid som ni avsätter för det.

ATT LEDA I KAOS. 1-2-3 karta och a-m checklista

1. STANNA UPP

STEG 1. STANNA UPP. Känslan av annalkande kaos i verksamheten får många chefer att springa fortare och fortare. När man reagerar så uppstår ett sorts tunnelseende. Man springer på den väg som man råkade befinna sig på när känslan av kaos blev medveten. Att stanna upp och försöka få fram var man befinner sig är därför avgörande. Här krävs det mod från dig som ledare! Mod att ta tid när det känns som att ni inte har en sekund att förlora. Mod att våga möta besvikelse, kritik och kanske till och med rädsla. Men det är du som är ledaren och det är på dig som ansvaret för att hitta riktning ligger. Det första steget handlar om att du hittar din ledar-trygghet i en otrygg situation. Frågor som du behöver besvara för att underlätta din förståelse av situationen, att skaffa överblick och återfå känslan av kontroll:

a. Vad består kaoset av? Vad är ni i?
b. Zooma ut & zooma in – verkar situationen olika beroende på hur nära inpå du ser på den?
c. Skilj mellan känslor och fakta: vad vet du, vad tror du, vad känner du, vad identifierar du dig med?
d. Medarbetare – hur tror du att de uppfattar situationen?
e. Kunder, brukare och andra intressenter – hur tror du att de påverkas?
f. Avgränsa ”kaoset” – vad vill du åtgärda?

Gör en sammanställning av det du har fått fram under punkterna a till e. Väg samman det du fick fram. Välj bort sådant som är mindre väsentligt just nu. Det du skapar här är presentation av din uppfattning av situationen som du i steg 3, Agera, kommer att presentera för dina medarbetare.

2. STÄRK FÖRTROENDET

STEG 2. STÄRK FÖRTROENDET. Ömsesidigt förtroende är avgörande om du vill ha dina medarbetare med när ni hanterar situationer av kaos. Du behöver fundera över hur mycket förtroende du har innan du lägger fram din uppfattning om situationen för medarbetarna. Om du inte har deras förtroende kan de bemöta dig med misstro och kanske hotfullhet när du vill föra dialog med dem. De kan också bemöta dig med likgiltighet eller uppgivenhet. Här kan din trygghet svikta. Du kan hamna i ett läge där du oroligt noterar tecken på sjunkande förtroende och gradvis drabbas av känslan av att vara ensam. Som formell chef eller ledare har du ett strukturellt tillitskapital. En del av förtroendet är förknippat med din position i verksamhetens struktur. Det har du nytta av när du vill stärka medarbetarnas förtroende i en situation av kaos.
En ledare är sällan ensam. En ledare har inte heller ensamt ansvar för verksamheten. Medarbetarna är den avgörande resursen. Det ni uppnår tillsammans bygger på den tillit och förtroende som, om och omigen, bekräftas i handling. Innan du bjuder in medarbetarna till den gemensamma handlingen att hantera den komplexa situationen av kaos behöver du söka svar på några frågor. Frågor som hjälper dig:

g. Har du medarbetarnas förtroende? Hur mycket? Är det ömsesidigt?
h. Har ni en fungerande arbets-allians?
i. Vad kan du göra för att förstärka tilliten och förtroendet mellan er?
j. Vill du ha ett test-möte där du bjuder in dina medarbetare till dialog? Om vad och när?
k. Hur vill du väva in i steg 3, Agera, moment som stärker det ömsesidiga förtroendet?

Test-möte

Test-mötet är ett möte där du utöver mötets agenda noterar hur mycket tillit och förtroende finns det mellan dig och medarbetarna och medarbetarna sinsemellan. Försök att föra dialog med ömsesidigt lyssnande. Dialogen som samtalsform lugnar, återerövrar trygghet, ökar medarbetargruppens psykologiska trygghet (psychological safety) och ger social bekräftelse. Just social bekräftelse är det som vi är mest upptagna med att få när situationen inte är stabil.

3. AGERA

STEG 3. AGERA. Nu är det dags att engagera dina medarbetare och bjuda in dem till att gemensamt skapa en bild av situationen och besluta hur ni vill hantera den. När ni delar samma bild ökar er gemensamma handlingskraft och ni har lättare att hitta konstruktiva lösningar som var och en tar ansvar för. Här har du stor nytta av din egna förberedelse som du gjorde i steg 1 och 2.
Ni kan lägga upp analys och planering på olika sätt: som utvecklingsdag, som en serie 2-3 timmars dialogträffar, som en process med användning av digitala verktyg, som en agile förändring eller i annan form som fungerar bra i er verksamhet.
Under steg 3 prövas tillit, förtroende och viljan att ta ansvar men också modet att vara konsekvent, uthållighet och fokus. Det är många faktorer, därför kan ni uppleva att ni sviktar. Här har du stor nytta av din mod som ledare.
Det här bearbetar du gemensamt med dina medarbetare under checklistans punkt l. för att sedan genomföra under punkten m.:

l. Gemensam analys och plan

o Vad består kaoset av? Vad är vi i?
o Hur uppfattar kunder, brukare och andra intressenter situationen?
o Hur akut är situationen? Identifiera skador
o Avgränsa ”kaoset” – vad vill vi åtgärda?
o Hur vill ni informera varandra när åtgärdsplanerna genomförs?
o Hur vill ni upprätthålla dialog när åtgärdsplanerna genomförs?
o Hur ska ni följa upp och utvärdera
o Hur vill ni tydliggöra vad som ska göras? Traditionell tidplan eller t ex som Trello-tavlor, på vilken alla kan följa genomförande?

m. Genomför, följ upp och utvärdera

Vår modell stannar här. Den är tänkt att hjälpa dig som ledare att hitta tillbaka till överblick och kontroll. Fortsättningen är, förhoppningsvis, en del av den löpande verksamheten om än med tillfälligt förändrade rutiner.
Konsekvens i genomförande, uppföljningen och utvärderingen är underskattade verktyg. De stärker den kollektiva kompetensen och fördjupar tilliten och förtroendet. Det är ett smart sätt att, utöver att stämma av att allt görs som det är tänkt, även breda gruppens förmåga att hantera komplexa frågor.

Är det klart sen?

Förhoppningsvis räcker det men en omgång av Stanna upp- Stärk förtroende – Agera. Är situationen långvarig, eller om ni t ex är beroende av externa faktorer, kan du behöva tillämpa modellen i flera omgångar. För varje omgång ökar er kollektiva kompetens och färdighet att axla ansvar.

Så förebygger du kaos i verksamheten

Utöver att peka på sedvanliga strukturella verktyg som årshjulet, kvalitetsledningssystemet, HR-rutiner, nöjd-kund-index, systematiskt arbetsmiljöarbete med flera vill vi särskilt uppmärksamma några användbara rutiner:

Medarbetarnas ansvar
Utforma arbetsplatsträffar till en fungerande dialog kring verksamhetens roll och uppgift relaterat till syfte och mål.

Kunder och brukare som medskapare
Se kunder och brukare som partners i att skapa en framgångsrik verksamhet.

Du själv som signalfångare
Avsätt rutinmässigt en stund vid slutet av din arbetsdag och fundera över om det finns obesvarade frågor som kan växa till problem.

De här rutinerna kanske inte känns produktiva när du känner dig maktlös pga begränsningar i ekonomi eller kompetensbrist men de minskar påslag av negativ stress hos dig och hos dina medarbetare. Testa dem när ni till exempel brottas med följande vanliga problem:

• Missnöje som kan leda till uppmärksamhet i media,
• Nyckelperson har lämnat oväntat och det är svårt att hitta ersättare
• Oro pga att omvärlden ska förändras ex nya lagar eller förordningar

VI KAN HJÄLPA DIG!

Vi har i många år genomfört uppdrag inom varierande branscher. Relaterat till nyhetsbrevets ämne vill vi särskilt lyfta fram:

• Konsultationer som stöd till dig när du leder i kaos
• Analys av gruppdynamik och grupputveckling
• Krishantering
• VD/chefs coaching
• utbildning i Grundläggande ledarskap
• Seminarier om moderna organisationer och ledarskap (distribuerat ledarskap, agila organisationer, teal-organisationer)

Kontakta oss på kundtjanst@voorde.com för mer information eller besök vår webbshop.